TUGAS SIA (MINGGU XIV)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

14. Implementasi Operasi dan Pengendalian Sistem

14.1. Implementasi Sistem

Manajemen proyek merupakan konsep kunci dalam implementasi sitem.Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik.Rencana-rencana ini harus berkaitan dengan 3 komponen utama, yaitu.

1. Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap,
2. Anggaran spesifik untuk setiap tahap,
3. Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek.

Terdapat beberapa perbedaan teknik-teknik penjadwalan yang dapat digunakan dalam implementasi pengendalian, yaitu.

1. Bagan Gantt,
2. Diagram Jaringan,
3. Garis Edar (Jalur Kritis).

14.2. Pengendalian Keuangan dalam Sistem Informasi

Berkaitan dengan posisi sistem informasi sebagai salah satu unsur dalam anggaran dan laporan keuangan dengan sistem informasi sebagai pendukung, pusat biaya, atau pusat laba dalam sistem akuntansi pertanggungjawaban perusahaan.

- Anggaran sistem informasi

Tujuan umum pengendalian keuangan tidak secara kaku menyatakan sebagai pengurangan biaya, meskipun ada perkembangan tetap dalam hal total biaya sistem informasi . Terdapat berbagai alasan mengapa pengurangan biaya bukan merupakan sasaran utama, yaitu.

1. Hakekat dari sistem informasi sebagai aktivitas layanan dalam perusahaan,
2. Dalam persepktif lainnya biaya besar lainnya biaya sistem informasi tidak besar,
3. Berkaitan dengan biaya yang jumlahnya tetap dalam jangka pendek,
4. Sistem informasi memberikan kemungkinan peningkatan efektivitas keputusan menejerial.

- Hakekat biaya-biaya sistem informasi

Salah satu determinan utama dalam pengendalian biaya adalah biaya tetap atau variabel. Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan, biaya yang berkaitan dapat di jadikan pertimbangan.

- Pengendalian perolehan dan asuransi

Pengendalian keuangan dalam sistem informasi mencakup penentuan metode-metode yang paling menguntungkan, untuk membiayai perolehan peralatan dan juga mendapatkan asuransi untuk mengendalikan kemungkinan kerugian.

14.3. Pengendalian atas Sumber Daya Non Keuangan dalam Sistem Informasi

-Pengendalian akuntabilitas aktiva

Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:

a. Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi,
b. Rekonsiliasi,
c. Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian,
d. Penggunaan log dan register,
e. Review oleh pihak independen.

- Pengendalian praktik manajemen

Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi.

- Pengendalian aplikasi

Meliputi:
a. Pengendalian otorisasi,
b. Pengendalian input,
c. Pengendalian proses,
d. Pengendalian output.

TUGAS SIA (MINGGU XIII)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

13. Perancangan Sistem

13.1. Langkah-Langkah Perancangan Sistem

Perancangan sistem dapat disebut sebagai formulasi cetak biru sitem yang lengkap.

A. Evaluasi Alternatif-Alternatif Rancangan

Perancangan sistem harus menyajikan pemecahan untuk masalah spesifik.Oleh karena itu aspek yang sangat penting dalam perancangan sistem adalah perhitungan dan pertimbangan berbagai alternatif-alternatif terutama rancangan.

- Perhitungan alternatif-alternatif rancangan
- Penjelasan alternatif
- Mengevaluasi alternatif-alternatif

B. Pembuatan Spesifikasi-Spesifikasi Rancangan

Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi rancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja lembur dari keluaran ke masukan.Sejalan dengan tujuan-tujuan sistem perancang harus merancang seluruh laporan manajemen dan dokumen-dokumen keluaran pada langkah pertama dari proses.

C. Pembuatan dan Penyampaian Spesifikasi

Spesifikasi-spesifikasi rancangan lengkap harus disajikan dalam bentuk proposal. Proposal rancangan terinci harus mencakup masalah penting untuk mengimplementasikan proyek perancangan secara actual. Untuk pemrosesan data, kebutuhan rincian-rincian yang barkaitan dengan perangkat keras dan perangkat lunak harus disajikan.

13.2. Pertimbangan-Pertimbangan Perancangan Umum

A. Perancangan Keluaran

Pertimbangan pertama dan paling penting dalam perancangan keluaran adalah efektifitas biaya. Prinsip efktifitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam sistem karena investasi dalam sistem informasi sama seperti pengeluaran anggaran modal lainnya harus dievaluasi dengan dasar biaya/manfaat. Tujuannya adalah memaksimalkan hasil manfaat terhadap biaya dan memenuhi tujuan-tujuan sistem tertentu.

B. Perancangan Database

Ada beberapa prinsip penting yang di terapkan dalam perancangan database.arti pentingnya adalah bahwa database perusahaan harus di padukan. Keterpaduan berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama dalam lebih dari satu tempat dalam perusahaan.

C. Pemrosesan Data

Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Penting untuk memastikan bahwa seluruh sistem pemrosesan data perusahaan berjalan sesuai dengan rencana umum.

13.3. Teknik-Teknik Perancangan

-Bagan Arus (FlowChart)

Merupakan alat yang digunakan untuk :

a. Dokumentasi sistem yang sudah ada,
b. Mendesain sistem baru,
c. Memberi petunjuk bagi programer yang akan membuat dan memperbaharui program komputer.

Bagan arus terdiri dari dua macam yaitu :

1. Dokumen flowchart,
2. Sistem/proses flowchart.

-Bagan Arus Dokumen

Bagan yang digunakan untuk menganalisa distribusi dokumen (kadang sumber daya fisik lain) diantara unit organisasi dalam suatu sistem (document oriented). Langkah-langkah dalam penyusunan Dokumen Flowchart adalah :

a. Mengidentifikasi departemen-departemen yang ikut ambil bagian dalam suatu sistem,
b. Mengidentifikasi dokumen sumber yang akan digunakan,
c. Menggambarkan bagaimana dokumen-dokumen di buat, diproses dan digunakan,
d. Menambahkan catatan yang akan memberikan keterangan mengenai suatu simbol atau kegiatan.

-Bagan Arus Sistem

Bagan yang menyediakan gambaran yang lebih lengkap mengenai langkah-langkah proses dalam suatu sistem

-Bagan Arus Program

Bagan yang mengambarkan rangkaian atau urutan dari operasi logis yang dikerjakan komputer dalam menjalankan suatu program. Meskipun tidak ada aturan khusus mengenai pembuatan flowchart, tapi terdapat beberapa panduan yang dapat diikuti dalam pembuatan flowchart yaitu,

1. Simbol dari proses harus selalu diletakkan diantara simbol input dan simbol output,
2. Pembuatan flowchart harus dimulai dari pojok kiri atas,
3. Selalu menggunakan simbol yang tepat tergantung dari jenis flowchartnya,
4. Hindari kekusutan dan kekacauan dengan menghindari garis yang berpotongan, apabila harus ada, dapat digunakan simbol koneksi,
5. Harus ada keterangan / deskripsi untuk memberikan kejelasan.

-Data Flow Diagram (DFD)

Suatu bagan yang memberikan gambaran mengenai arus data dalam suatu sistem atau organisasi. Digunakan terutama sebagai alat untuk mengevaluasi sistem yang sudah ada dan perencanaan pembuatan sistem baru. (lebih bersifat penggambaran secara logis dari suatu sistem).

-Bagan IPO dan HIPO
Bagan IPO yaitu bagan yang menggambarkan suatu sistem dalam skala umum (tidak rinci) sehingga dapat digunakan untuk melihat/menganalisa suatu sistem secara utuh. Sedangkan bagan HIPO, yaitu bagan yang mewakili sistem dengan bertambahnya tingkatan rincian. (Tingkat rincian tergantung dari kebutuhan pemakai).

TUGAS SIA (MINGGU XII)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

12. Perencanaan dan Analisis Sistem

Analisis Sistem merupakan Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Perencanaan sistem adalah proses membuat sebuah laporan perencananaa sistem yang menggunakan sumber sistem informasi yang berhubungan dan mendukung tujuan bisnis dan operasi organisasi.

12.1. Perencanaan Sistem dan Analisis Kelayakan

Analisis kelayakan

Tujuannya adalah :

a. Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan,
b. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar – benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling.

Perencanaan sistem dan analisis sistem mencakup 7 tahap yaitu :

1. Pembahasan dan perencanaan pada tingkat manajemen puncak,
2. Penetapan dewan pengarah perencanaan sistem,
3. Penetapan tujuan dan batasan keseluruhan,
4. Pengembangan perencanaan sistem informasi strategik,
5. Identifikasi dan memprioritaskan area spesifik dalam organisasi sebagai fokus pengembangan sistem,
6. Pembuatan proposal sistem untuk mendukung dasar analisis dan perancangan awal subsistem tertentu,
7. Pembentukan tim untuk tujuan analisis perancangan awal sistem.

Tugas – tugas analisis kelayakan :

1. Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem,
2. Pembentukan sasaran sistem baru,
3. Pengidentifikasian para pemakai sistem.

12.2. Langkah-Langkah Analisis Sistem

Langkah-langkah analisis sistem :

1. Identify

Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

a. Mengidentifikasi penyebab masalah
b. Mengidentifikasi titik keputusan
c. Mengidentifikasi personil – personil kunci

2. Understand

Memahami kerja sistem yang ada. Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi, diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian.Sejumlah data perlu dikumpulkan dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada yaitu wawancara, observasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel

3. Analyze

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

12.3. Teknik-Teknik Pengumpulan Fakta

Fakta merupakan bagian dari informasi yang menunjukkan realita , situasi, dan relasi yang menjamin analisis permodelan. Ada tiga sumber yaitu :

1.Sistem yang berjalan

Menyediakan kesempatan untuk menetukan apakah sistem memuaskan,perlu sedikit perbaikan, membutuhkan pemeriksaan yang besar, atau diganti.Juga menyediakan sumber ide perancangan untuk membantu analis mengidentifikasikan sumber yang ada bagi sistem yang baru.

2.Sumber internal ainnya

Sumber yang utama adalah orang yang akan menggunakan sistem yang baru.Sumber kedua didapat dari dokumen kerja yang ada dalam organisasi. Dokumen dapat diklasifikasikan misalnya struktur organisasi, apa yang sudah dilakukan organisasi, dan rencana apa yang akan dilakukan organisasi

3.Sumber eksternal

Informasi yang berasal dari luar organisasi membuka cakrawala ide dan teknik. Banyak industri dari kelompok dan seminar memberikan.

12.4. Teknik-Teknik Mengorganisasikan Fakta

Teknik untuk mengorganisasikan fakta terdiri dari :
- Analisis pengukuran kinerja,
- Analisis distribusi kerja,
- Analisis fungsional,
- Analisis matriks.

12.5. Analisis Sistem Terstruktur

Salah satu pendekatan formal pertama untuk analisis sistem informasi. Analisis ini terfokus pada aliran data dan proses bisnis dan perangkat lunak. Analisis ini disebut proses oriented, analisis terstruktur sederhana dalam konsep. Proses analis menggambarkan serangkaian proses dalam bentuk Data Flow Diagram.

TUGAS SIA (MINGGU XI)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

11. Teknologi Informasi Auditing

Pada dasarnya, Audit Teknologi Informasi dapat dibedakan menjadi dua kategori, yaitu Pengendalian Aplikasi dan Pengendalian Umum. Tujuan pengendalian umum lebih menjamin integritas data yang terdapat di dalam sistem komputer dan sekaligus meyakinkan integritas program atau aplikasi yang digunakan untuk melakukan pemrosesan data. Sementara, tujuan pengendalian aplikasi dimaksudkan untuk memastikan bahwa data diinput secara benar ke dalam aplikasi, diproses secara benar, dan terdapat pengendalian yang memadai atas output yang dihasilkan.

11.1. Konsep-Konsep Auditing PDE

Berbagai metode yang digunakan oleh auditor-auditor yang terlatih untuk memastikan kebenaran pengolahan data dengan menggabungkan atau mengkombinasikan pengendalian pengolahan data dan metode audit akuntansi yang tradisional. Berikut adalah konsep-konsep auditing PDE :

1. Evidence
2. Due Audit Care
3. Fair Presentation
4. Independence, dan
5. Ethical Conduct

Masing-masing konsep ini menempati posisi yang cukup penting dalam struktur dari teori auditing.

11.2. Teknologi PDE Auditing

Audit teknologi informasi PDE auditing adalah bentuk pengawasan dan pengendalian dari infrastruktur teknologi informasi secara menyeluruh. Audit teknologi informasi ini dapat berjalan bersama-sama dengan audit finansial dan audit internal, atau dengan kegiatan pengawasan dan evaluasi lain yang sejenis. Pada mulanya istilah ini dikenal dengan audit pemrosesan data elektronik, dan sekarang audit teknologi informasi secara umum merupakan proses pengumpulan dan evaluasi dari semua kegiatan sistem informasi dalam perusahaan itu. Istilah lain dari audit teknologi informasi adalah audit komputer yang banyak dipakai untuk menentukan apakah aset sistem informasi perusahaan itu telah bekerja secara efektif, dan integratif dalam mencapai target organisasinya.

11.3. Jenis-Jenis Audit PDE

1. Systems and Applications

Pemrosesan data melalui aplikasi perangkat lunak komputer yang dikelola melalui suatu system. Sehingga proses auditnya sendiri akan meliputi verifikasi terhadap system untuk memastikan kebenaran, kehandalan, kecepatan maupun keamanan pada saat pengiriman, pemrosesan serta pengeluaran informasi di setiap tingkatan kegiatan sistem.

2. Information Processing Facilities

Komponen yang terkait dengan fasilitas-fasilitas yang digunakan untuk mengolah informasi di suatu organisasi. Biasanya ini terkait dengan perangkat keras seperti misalkan scanner, komputer server, formulir, dsb.

3. Systems Development

Bagian dari proses pembangunan maupun pengembangan dari sistem yang sudah ada dalam suatu organisasi sesuai tujuan-tujuan aktivitasnya.

4. Management of IT and Enterprise Architecture

Pengelolaan atas teknologi informasi serta arsitektur seluruh lingkup internal organisasi yang disesuaikan dengan struktur dan prosedur yang ditetapkan oleh manajemen Hal tersebut memerlukan proses audit yang dilaksanakan untuk memastikan apakah segenap lingkungan/komponen organisasi dalam pemrosesan informasinya dilakukan secara terkendali dan efisien.

5. Client/Server, Telecommunications, Intranets, and Extranets

Komputer, peralatan telekomunikasi, sistem jaringan komunikasi data elektronik (intranet/extranet) serta perangkat-perangkat keras pengolahan data elektronik lainnya adalah komponen dari sebuah teknologi informasi.

TUGAS SIA (MINGGU X)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

10. Sistem Pemrosesan Data Elektronik

10.1. Sistem Masukan

A. Sistem masukan dengan kertas

Tahap pemrosesan masukan:

1. Penyiapan dan perlengkapan dokumen sumber.
Dokumen sumber seperti order penjualan , diarsip secara manual. Jika dokumen sumber tersebut telah dilengkapi,maka secara periodic dikumpulkan dan dikirimkan ke departemen pemrosesan dan untuk dimasukkan kedalam system computer.

2. Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data.
Total pengendalian batch dan register-register pengiriman data merupakan pengendalian dasar dalam pengiriman data dari departemen pemakai ke pemrosesan data.

3. Masukan data
Setelah dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian pemrosesan data maka akan dilakukan pengetikan dengan menggunakan terminal data atau computer personal (PC) kemudian disimpan dalam disk, setelah itu file masukan diverifikasi. Verifikasi ada dua macam :
a. Verifikasi kunci adalah prosedur pengendalian yang mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikan.
b. Verifikasi visual adalah dengan melakukan pembandingan antara dokumen sumber dengan hasil cetak file yang telah dimasukkan.

4. Pengeditan data program
Pengeditan data program merupakan teknik perangkat lunak yang digunakan untuk mengecek kesalahan data-data sebelum pemrosesan dilakukan. Teknik-teknik pengeditan data :
a. Table lookup
b. Limit test
c. Continous operations auditing
d. Check digit
e. Valid code check

B. Sistem masukan tanpa kertas
Sistem masukan tanpa kertas disebut juga sisttem masukan online. Transaksi dimasukkan secara langsung kedalam jaringan computer dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen sumber dikurangi.

a. Sistem masukan tanpa kertas membutuhkan itervensi manusia.
- Sistem masukan data manual online, para pemakai secara manual mengetik transaksi ke sistem komputer

- Sistem identifikasi otomatis,barang dagangan dan lainnya dibuatkan kartu dengan kode terbaca mesin.contohnya adalah system pos otomatis dimana para tenaga penjual menggunakan alat pembaca optikal untuk meneliti kode bar pada barang yang dijual.
Memasukan data dan mengedit data. Dalam system masukan tanpa kertas pengeditan data program secara lengkap sering kali dilakukan saat transaksi dimasukkan,jika transaksi diterima akan diproses segera atau kemudian ,jika diproses kemudian tambahan pengeditan data harus dilakukan.
Transfer kesistem computer pusat. Dalam system tanpa kertas terpusat transaksi-transaksi biasanya dimasukkan secara langsung ke computer pusat melalui beberapa jenis terminal data yang berkaitan.

b. Sistem tanpa kertas yang tidak membutuhkan keterlibatan manusia.
Dalaqm beberapa system transaksi-transaksi diproses dari wal sampai akhir tanpa keterlibatan manusia,pemrosesan transaksi otomatis secara penuh. Salah satu aplikasi teknologi ini adalah networked vending machine

10.2. Sistem Pemrosesan

A. Sistem pemrosesan berdasarkan kertas

Pada dasarnya seluruh system berdasar kertas untuk memproses transaksi akan beroriantasi batch. Dalam system pemrosesan berorientasi batch , transaksi dimasukkan kedalam computer dalam bentuk batch. Batch-batch ini kemudian diproses secara periodic.

a. Pemrosesan secara batch dengan pemutakhiran file secara berurutan.
Banyak system berdasar kertas, yang berorientasi batch menggunakan pemrosesan file berurutan untuk memutakhirkan file induk. Langkah-langkah: penyiapan file transaksi,pemutakhiran file induk,pemutakhiran buku besar ,pemutakhiran file buku besar,laporan-laporan buku besar yang umum.

b. Proses batch dengan pemutakhiran file akses random.
Pemutakhiran file akses random lebih mudah dibandingkan pemutakhiran akses sekuensial.dengan pemutakhiran akses random tidak perlu menyortir file transaksi kepesan yang sama di file master.

B. Sistem pemrosesan tanpa kertas
- Pemrosesan batch dalam system pemrosesan tanpa kertas
Sistem ini mirip dengan system pemrosesan berdasarkan kertas
- Pemrosesan tepat waktu dalam system pemrosesan tanpa kertas
Keuntungan utama adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung,pemrosesan tepat waktu.

10.3. Sistem Keluaran

System keluaran berupa system dengan kertas ,tanpa kertas ,atau antara keduanya.
Pengendalian keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai.

Pertanyaan dan Jawaban

1. Salah satu macam verifikasi yaitu…
a. Verifikasi Kunci
b. Verifikasi Permasalahan
c. Verifikasi Data
d. Verifikasi Konsep

Jawaban : A

2. Berikut ini adalah teknik-teknik pengeditan data yaitu, kecuali…
a. Table lookup
b. Limit test
c. Check digit
d. Error Test

Jawaban : D

3. Jelaskan secara singkat mengenai verifikasi visual!

Jawaban :
Verifikasi visual adalah dengan melakukan pembandingan antara dokumen sumber dengan hasil cetak file yang telah dimasukkan.

4. Jelaskan keuntungan dari pemrosesan tepat waktu dalam sistem pemrosesan tanpa kertas!

Jawaban :
Keuntungan utama adalah memungkinkan untuk melakukan pemrosesan tepat waktu. Pemrosesan transaksi-transaksi individual sebagai kebalikan dari kelompok transaksi disebut pemrosesan segera,pemrosesan langsung,pemrosesan tepat waktu.

5. Sebutkan tahap pemrosesan masukan!

Jawaban :
- Penyiapan dan perlengkapan dokumen sumber
- Pengiriman dokumen-dokumen sumber ke pemrosesan data
- Masukan data
- Pengeditan data program

TUGAS SIA (MINGGU IX)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

9. Pemrosesan File dan Konsep Manajemen Data

Sebuah file merupakan sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya. Digolongkan menurut teknik penyimpanannya, file dapat berupa file manual dan file komputer. File manual menyimpan informasi yang dapat diperoleh kembali, dibaca dan digunakan oleh manusia. Sedangkan file komputer menyimpan informasi yang tidak dapat diperoleh kembali oleh manusia tanpa bantuan pemrosesan komputer. File manual sebagian besar menggunakan filing cabinet sebagai sarana penyimpanan. Namun apapun bentuk sarana penyimpanannya, file manual menggunakan metode yang sama untuk menyusun rekaman yang ada di dalamnya.

9.1. Tinjauan Sekilas Tentang Teknologi

a. Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen

Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa karakter atau nomor.

Contoh- contoh field adalah :
1. Nama pelanggan
2. Nomor tunjangan sosial karyawan
3. Nomor pesanan pembelian

Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya, pengelompokan logis atas field disebut catatan (record).

b. Okurensi Data

Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances. Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai- nilai data untuk catatan.

c. Panjang Catatan- Tetap dan Variabel

Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices (DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan. Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan. Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.

d. Kunci catatan dan Urutan File

Kunci atau kunci catatan merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file tidak disortir.

9.2. Evolusi Teknologi Database

Teknologi database berkembang sejalan dengan perkembangan perangkat keras dan perangkat lunak. Pembuatan jaringan dan teknologi komunikasi mengubah skala ekonomi pembuatan database. Pengembangan dalam teknologi untuk melakukan masukan data ke komputer secara umum berperan dalam perkembangan database secara pesat.

a. Lingkungan Mainframe

Pada mulanya, masalah utama berkaitan dengan jumlah file yang besar.

b. Sistem Manajemen Database

Lama- kelamaan, perusahaan menghadapi masalah sistem file sederhana. Kesulitan utama termasuk menemukan file yang tepat untuk informasi yang dibutuhkan, pemborosan karena duplikasi data yang sama dalam file yang berbeda, dan kurangnya standarisasi antar file.

c. Layanan Informasi On-line

Salah satu layanan database tersambung terbesar adalah Dialog, yang sekarang mencakup ratusan database dan ratusan jutaan catatan. Banyak perusahaan mengumpulkan informasi dari layanan on-line yang harus dikaitkan secara sistematis dengan sistem informasi mereka. Ini berhubungan juga dengan kebutuhan baru, manajemen teks, yang bersama- sama dengan data grafis dan suara, membutuhkan teknologi yang lebih baik dari yang disediakan sistem database yang tradisional. Sistem multimedia tersebut semakin penting saja masalah ini.

d. Expert Systems

Sistem ahli membantu pengambilan keputusan tingkat tinggi dan telah sukses diterapkan dalam beberapa area seperti pengesahaan pemberian pinjaman, penentuan dimana penggalian mineral dilakukan, dan diagnosa pengobatan.


e. Pemrograman Berorientasi-Objek

Pemrograman Berorientasi- Objek meliputi pendefinisian obyek- obyek dari daftar atau kumpulan informasi yang rumit.

f. Sistem Hiperteks

Sistem hiperteks memungkinkan para pemakai untuk mengambil database dengan cara random melalui pemilihan kata- kata kunci. Aplikasi awal hipermedia dalam bisnis sangat berkaitan dengan materi- materi referensi seperti manual kebijakan dan pelatihan.

g. Sistem Database Intelejen

Sistem database intelejen merefleksikan kecenderungan penggabungan seluruh teknologi- teknologi terbaru, termasuk yang paling muktahir, ke dalam satu sistem database.

9.3. Sistem Manajemen Database dan Arsitekturnya

Terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database; arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat fisik. Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.

a. Arsitektur Konseptual

Model data hubungan entitas- entity relationship (ER) merupakan pendeketan yang populer. Model ER menggambarkan hubungan antar segmen secara sederhana. Terdapat pula metode- metode konseptual lainnya, termasuk teknik pembuatan model berorientasi-obyek-object-oriented modeling technique (OMT), yang pada dasarnya dikembangkan untuk pemrograman berorientasi- obyek dan diadaptasi untuk pembuatan model Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Kelas obyek berkaitan dengan segmen, dan obyek berkaitan dengan bagian tertentu.

b. Arsitektur Database pada Tingkat Logis : Struktur Database Logis

Hubungan- hubungan yang timbul antara segmen- segmen dalam database ditentukan oleh struktur data logis, yang juga disebut skema atau model database. Tiga model utama struktur data logis yang ada dalam literatur adalah :

1. Model pohon atau hirarkis
2. Model jaringan
3. Model relasional

Dua area aplikasi sistem berdasar penunjuk field yang paling berkrmbang adalah hiperteks dan jaringan data semantik.

4. Struktur data relasional

Model relasional memandang database sebagai kumpulan dua tabel dimensional dibandingkan sebagai struktur jenis hirarkis atau jaringan.

c. Arsitektur database pada tingkat fisik

Dalam pembahasan tingkat fisik arsitektur database,kita akan berfokus pada tiga metode akses file : Sekuensial,Terindeks,langsung.

1. File terakses secara sekuensial

Dalam file akses sekuensial,catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file yang memuat banyak catatan.file sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch,secara normal mengakses seluruh catatan dalam file.kesimpulannya,organisasi file sekuensial bermanfaat jika di butuhkan pemrosesan batch.

2. File terindeks

Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau file terinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada indeks untuk seluruh fieldnya.

3. File terakses secara langsung

File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses langsung.

d. Hubungan ekonomik antar teknik-teknik organisasi file

Teknik-teknik akses file yang telah di bahas(sekuensial,terindeks,dan akses langsung) cocok untuk situasi-situasi yang berbeda.

e. Arsitektur fisik,Perangkat keras,dan waktu tanggap

Dari sisi perangkat keras,waktu tanggap di pengaruhi oleh waktu akses fisik.ini adalah waktu yang dibutuhkan CPU untuk melakukan pemanggilan blok tunggal data dari disk,yang disebut waktu akses disk.faktor lain yang dapat mempengaruhi waktu tanggap adalah bagaimana catatan data secara fisik didistribusikan dalam disk.

Pertanyaan dan Jawaban

1. Sekumpulan informasi yang tersimpan sedemikian rupa, hingga informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh kembali apabila dibutuhkan atau untuk penggunaan selanjutnya. Pernyataan tersebut adalah pengertian dari…
a. File
b. Konsep
c. Manajemen
d. Data

Jawaban : A

2. Tiga model utama struktur data logis yang ada dalam literatur yaitu, kecuali…
a. Model Pohon atau Hirarkis
b. Model Jaringan
c. Model Relasional
d. Model DFD

Jawaban : D

3. Sebutkan tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen database!

Jawaban :
a. Arsitektur Tingkat Konseptual,
b. Arsitektur Tingkat Logis, dan
c. Arsitektur Tingkat Fisik.


4. Jelaskan secara singkat mengenai file terindeks!

Jawaban :
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut file terindeks atau file terinversi.

5. Jelaskan secara singkat mengenai file terakses secara langsung!

Jawaban :
File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan secara luas.

TUGAS SIA (MINGGU VIII)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

8. Pengembangan Keputusan dan Laporan-Laporan Manajemen

Organisasi dalam manajemen merupakan elemen yang harus ada,karena manajemen itu bisa berlangsung jika ada organisasi yang menjadi media aktifitas manajemen.Organizing dimaksud mengelompokan kegiatan yang diperlukan untuk penetapan susunan organisasi serta tugas dan fugsi-fungsi setiap unit yang ada dalam organisasi,serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.
Organisasi atau pengorganissian dapat pula dirumuskan sebagai aktivitas manajemen dalam pengelompokan orang-orang serta penetapan tugas-tugas,fungsi,wewenang,serta tanggung jawawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitaas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah diteyapkan terlebih dahulu.

8.1. Manajer dan Keputusan

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi. Terdapat 3 tingkatan yang terdat di dalam aktifitas pengambilan keputusan. Dari tingkat dasar yaitu Operational Control, tingkat menengah yaitu Management Control, tingkat tertinggi adalah Strategic Planning. Pada suatu organisasi, setiap tingkatan manajerial melakukan aktifitas yang berbeda-beda. Para manajer pada setiap tingkat menghadapi keputusan yang berbeda. Perbedaan dalam proses pengambilan keputusan di antara tingkatan menciptakan perbedaan dalam jenis sistem informasi yang diperlukan. Masing-masing sistem harus disesuaikan dengan problem terstruktur, semi terstruktur atau tak terstruktur yang dihadapi oleh manajer pada masing-masing tingkatan.

8.2. Pelaporan kepada Manajemen

Dalam sistem informasi akuntansi manajerial, informasi mengalir dalam dua arah. Arus dari puncak ke bawah berasal dari kejadian yang terjadi pada tingkatan manajemen puncak. Kejadian tersebut dicatat, dibuatkan kesimpulan dan kepada disampaikan tingkatan manajemen yang lebih rendah. Misalkan anggaran belanja periodik, yang memberikan para manajer pernyataan kuantitatif mengenai rencana organisasi. Sedangkan arus dari bawah ke atas, berawal dari kejadian yang berlangsung pada tingkatan manajemen yang lebih rendah dalam struktur organisasi dan dilaporkan pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi dalam bentuk laporan pertanggung jawaban.

Pertanyaan dan Jawaban

1. Ada 3 tingkatan yang terdapat di dalam aktifitas pengambilan keputusan yaitu, kecuali…
a. Operational Control
b. Management Control
c. Strategic Planning
d. Organization

Jawaban : D

2. Suatu sistem informasi yang memberikan informasi terutama pada tingkat yang lebih tinggi untuk membantu pengambilan keputusan, yaitu pengertian dari…
a. Sistem Pengaturan
b. Sistem Penunjang Keputusan
c. Sistem Pengawasan
d. Sistem Pemecahan Masalah

Jawaban : B

3. Jelaskan secara singkat mengenai sistem informasi!

Jawaban :
Sistem informasi adalah serangkaian prosedur terorganisir yang dilaksanakan untuk memberikan informasi yang mendukung pengambilan keputusan dan kontrol dalam organisasi.

4. Jelaskan secara singkat mengenai directing!

Jawaban :
Directing atau commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan,saran,perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing,agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan.

5. Jelaskan secara singkat mengenai Coordinatoring!

Jawaban :
Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan kegiatan,dengan jalan menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mecapai tujuan organisasi.